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Neustart fürs digitale Agrarbüro

Am vergangenen Dienstag fand ein Webseminar zum Thema „Digitales Agrarbüro“, veranstaltet vom Bund der Deutschen Landjugend in Zusammenarbeit mit dem Bundesinformationszentrum Landwirtschaft, statt.

Unter den über 250 Teilnehmern waren auch einige hessische Junglandwirte, die sich das Ziel gesetzt hatten, die Stimmung auf ihren Höfen dadurch zu verbessern, dass sie mehr Spaß an der Büroarbeit finden und diese gleichzeitig besser strukturieren zu können. Mit Referentin Christine Gehle von der Landwirtschaftskammer Niedersachsen war die richtige Fachfrau dafür vorhanden.

Von ihr konnten die Teilnehmer diverse praktische, wie auch theoretische Kniffe lernen, um die Produktivität und den Spaß an der Büroarbeit zu verbessern, schließlich wird tatsächlich dort das Geld auf den Betrieben verdient. Praktische Tipps schlossen dabei die empfohlene Größe des Arbeitsplatzes ein, der nicht zu klein sein sollte, um strukturiertes Arbeiten und Aufbewahrung von Unterlagen zu ermöglichen, aber auch nicht zu groß, um keinen Platz für Unnötiges und Überflüssiges zu bieten, optimal seien demnach 8 bis 16 Quadratmeter. Aus dem gleichen Grund sei auf die Ordnung auf dem Schreibtisch zu achten. Auch hier seien nur Utensilien richtig, die man ständig benötigt. Stifte, Blöcke, Stempel und dergleichen, die man nur gelegentlich benötige, seien demnach besser in Schubladen aufgehoben. Auch Ordnerbeschriftungen seien wichtiger, als man denkt. Als Maßstab wurde dabei ausgegeben, dass ein Fremder sich im Büro zurechtfinden müsse.

Kern des Seminars waren aber digitale Überlegungen. Hierbei wurde erklärt, 80 aller Dateien, die man anlege, benötige man nie wieder. Obwohl dies im Einzelfall nicht zutreffen mag, kann man daran erkennen, dass man dazu neigt digital viel mehr aufzuheben, als man es analog tun würde. Deshalb ist auch hier eine durchdachte Ordnerstruktur entscheidend. Ziel dabei sollte sein in sieben Ordner mit jeweils sieben Unterordnern möglichst alles unterzubringen. Dadurch sei eine detaillierte Ablage möglich, ohne zu unübersichtlich zu werden. Um Datenverlust etwa durch Blitzeinschlag zu verhindern, sei Datensicherung unerlässlich, entweder durch den Einsatz von externen Festplatten oder aber mittels Cloud-Anwendungen. Auch das Schützen der Dateien vor unerlaubtem Zugriff mittels Passwortes sei Usus.

In den immer wieder eingestreuten Umfragen unter den Teilnehmern wurde deutlich, dass vor allem mangelnde Zeit als Hauptschuldiger für erfolglose Büroorganisation gesehen wird. Dies bestätigte die Referentin und gab auch hier Hilfestellung. Wenn im vorhin geklärt sei, wer wann welche Arbeiten erledigt, sei bereits ein wichtiger Schritt getan.

Insgesamt wurde das Seminar von den Teilnehmern als sehr positiv bewertet und durch hohen Praxisbezug gekennzeichnet.

Text: Hessische Landjugend

 Bild: Bund der Deutschen Landjugend